Poland: Legal Amendments to Fixed-Term Employment Contracts – New Challenges for Employers

→ Barbara Jóźwik

Consecutive fixed-term employment contracts between employer and employee are restricted to a total number of three and a total maximum duration of 33 months.

On 22 February 2016 the rules governing the employment of fixed-term employees will be amended. The changes concern the duration of employment contracts as well as applicable notice periods. The purpose of the amendments is to restrict fixed-term employment, and in particular to counteract a current practice by employers to conclude long-term contracts for specified periods of time with the right to termination of the employment with a very short notice period of two weeks.

Total duration of fixed-term employment contracts

Starting from 22 February 2016, the total employment period according to both, one single, or several consecutive, fixed-term employment contract(s) between the same employer and the same employee in essentially the same work relationship cannot exceed 33 months (previously there was no such limit).

The employer will not be able to conclude more than three contracts with the same employee, irrespective of the intervals between the contracts. The fourth consecutive fixed-term contract will, by law, be considered an indefinite employment contract. Similarly one or more fixed-term contracts concluded for a period exceeding 33 months will be converted into an indefinite contract as of the 34^th month.

These rules do not apply if an employer has objective reasons for an extension of a fixed-term agreement for longer than 33 months. Since such objective reasons are not defined by law, reference to case law is required in order to justify such extension. An employer, who wishes to hire an employee for a fixed term beyond the permissible limits, must indicate the reasons for doing so in the employment contract. Moreover, the employer is obliged to inform the National Labour Inspectorate (Państwowa Inspekcja Pracy, PIP) (“NLI”) about hiring an employee for a period longer than 33 months within five days of the conclusion of such employment contract.

Neither the limit of the total number of contracts nor the 33-month time limit apply to fixed-term employment contracts established (i) for the purpose of replacing an employee during his or her justified absence from work, eg, during childcare; (ii) in order to perform casual or seasonal work; or (iii) to perform work for the time of one’s term of office (eg, as a member of a management board).

Notice period for fixed-term contracts

The notice period for contracts concluded for a defined period of time has now been aligned with the notice period for contracts concluded for an indefinite period, and depends on the aggregate period of service for a given employer.

Therefore, a fixed-term contract may now be terminated with the following notice:

(i) two weeks – if the employee was employed for less than six months;

(ii) one month – if the employee was employed for at least six months; and

(iii) three months – if the employee was employed for at least three years.

There will be no obligation to introduce termination clauses into fixed-term contracts, as was previously the case. Currently, fixed-term contracts are, as a rule, non-terminable, unless the parties introduced the termination clause into the contracts concluded for a period of longer than six months. The amendments abolish this requirement and make all fixed-term contracts terminable upon the notice periods specified in the act.

There is still no obligation to indicate the reason for termination in fixed-term contracts, and thus the court should not examine the grounds for such termination.

Transitional regulations

The application of notice periods

The following transitional rules apply to fixed-term contracts running on the date the new provisions enter into force, ie, 22 February 2016:

(i) employment contracts will remain in effect until their intended day of conclusion, unless they contain a termination clause;

(ii) two-week notice periods introduced into a contract cease to have effect, and the new notice period will depend on the period of employment with the given employer, calculated from 22 February 2016.

The notice period for fixed-term contracts concluded after the new provisions enter into force will depend on the period of employment with a given employer. To establish the notice period, the entire employment period with a given employer (before and after 22 February 2016) should be taken into account, irrespective of the intervals between the previous agreements.

Determining the number of contracts

The new provisions will not “zero” the number of fixed-term contracts concluded prior to 22 February 2016, which means that if on 22 February 2016 an employee is already employed on the basis of a second employment contract, the employer will be able to enter into only one more fixed-term contract with this employee.

Sanctions

From now on, employers can expect a strengthened and more stringent review and inspection process to be carried out by the National Labour Inspectorate’s inspectors. The inspectors will check and verify whether employers conclude fixed-term contracts for a period exceeding 33 months, the indicated reasons for concluding such agreements, as well as whether the obligation to notify the NLI was observed. Violation of these provisions committed by an employer constitutes an offence, for which the inspector may impose a fine of between EUR 250 and EUR 7,500.

The amendment to the Polish Labour code significantly changes the provisions of fixed-term contracts. Notwithstanding the intervals between contracts, an employer cannot enter into more than three consecutive fixed-term contracts with the same employee, and the total duration of fixed-term employment, in general, may not exceed 33 months. The notice period for fixed-term contracts has been aligned with the notice period for contracts concluded for an indefinite period of time.

Polska: Umowy o pracę na czas określony – istotne zmiany w prawie: nowe wyzwanie dla pracodawców

→ Barbara Jóźwik

Jeśli pracodawca ma zamiar zawrzeć z tym samym pracownikiem kilka umów na czas określony musi pamiętać, że nie może przekroczyć limitu trzech umów oraz łącznego maksymalnego limitu 33 miesięcy.

Dnia 22 lutego 2016 zmienią się zasady zatrudniania pracowników na czas określony. Zmiany dotyczą limitu trwania takich umów oraz okresów wypowiedzenia. Celem nowelizacji jest ograniczenie nadużywania zatrudnienia na czas określony, w szczególności przeciwdziałanie powszechnej praktyce pracodawców polegającej na zawieraniu długoterminowych umów na czas określony z możliwością ich rozwiązania z zachowaniem dwutygodniowego okresu wypowiedzenia.

Łączny czas trwania umów na czas określony

Okres zatrudnienia na podstawie umowy na czas określony, a także łączny okres zatrudnienia na podstawie umów o pracę w na czas określony, zawieranych pomiędzy tymi samymi stronami stosunku pracy, nie może przekroczyć 33 miesięcy (uprzednio brak limitu), a łączna liczba tych umów nie może przekroczyć trzech (uprzednio dwóch).

Pracodawca nie będzie mógł zawrzeć z tym samym pracownikiem więcej niż trzech umów, niezależnie od przerw pomiędzy tymi umowami. Każda czwarta umowa stanie się z mocy prawa umową zawartą na czas nieokreślony. Nawet jedna umowa, ale zawarta na okres dłuższy niż 33 miesiące przekształci się po upływie tego okresu w umowę zawartą na czas nieokreślony.

Wyjątek występuje w przypadku, gdy pracodawca wskaże obiektywne przyczyny leżące po jego stronie uzasadniające zawarcie umowy dłuższej niż na okres 33 miesięcy. Przyczyny takie nie są określone w przepisach, każdorazowo należy odwoływać się do orzecznictwa. Pracodawca, który zamierza zatrudnić pracownika, ponad dopuszczalne limity, ma obowiązek wskazać powyższe przyczyny w umowie o pracę oraz zawiadomić Państwową Inspekcję Pracy o zatrudnieniu pracownika na okres przekraczający 33 miesiące w terminie 5 dni od daty jej zawarcia.

Limit liczby umów oraz limit czasowy 33 miesięcy nie obowiązuje w przypadku umów o pracę zawartych na czas określony i) w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy np. na czas 35-miesięcznego urlopu wychowawczego innego pracownika) ii) w celu wykonywania pracy o charakterze dorywczym lub sezonowym iii) w celu wykonywania pracy przez okres kadencji (np. członka zarządu spółki prawa handlowego).

Okres wypowiedzenia umów na czas określony

Okres wypowiedzenia umów zawartych na czas określony został zrównany z okresem wypowiedzenia umów zawieranych na czas nieokreślony i uzależniony od ogólnego stażu pracy pracownika u danego pracodawcy.

Zatem umowa zawarta na czas określony będzie mogła być wypowiedziana z zachowaniem następujących okresów wypowiedzenia:

2 tygodnie – jeżeli pracownik był zatrudniony krócej niż 6 miesięcy,

1 miesiąc – jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 6 miesięcy,

3 miesiące — jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 3 lata.

Co ważne nie będzie wymogu wprowadzania klauzuli wypowiedzenia do umowy zawartej na czas określony, jak to było dotychczas. Do tej pory umowy na czas określony były co do zasady niewypowiadalne, chyba że strony do umów zawartych na okres dłuższy niż 6 miesięcy wprowadziły klauzulę wypowiadalności Nowelizacja znosi ten wymóg, zatem wszystkie umowy zawarte na czas określony są z mocy ustawy wypowiadalne z zachowaniem okresów wypowiedzenia określonych w ustawie.

W dalszym ciągu przy wypowiadaniu takich umów nie będzie trzeba wskazywać przyczyny wypowiedzenia, a tym samym sąd nie powinien badać zasadności wypowiedzenia.

Regulacje przejściowe

w zakresie stosowania okresów wypowiedzenia

-umowy na czas określony trwające w dacie wejścia nowych przepisów tj. 22 lutego 2016,

i) umowy będą trwały do dnia, do którego zostały zawarte, jeśli nie zawierają klauzuli wypowiedzenia,

ii) jeżeli do umowy został wprowadzony dwutygodniowy okres wypowiedzenia, przestaje on obowiązywać, natomiast okres wypowiedzenia będzie zależny od okresu zatrudnienia u danego pracodawcy, przy czym okres zatrudnienia jest liczony od dnia 22 lutego 2016.

- umowy na czas określony zawarte po dacie wejścia nowych przepisów, tj. po 22 lutego 2016,

Okres wypowiedzenia będzie zależny od okresu zatrudnienia u danego pracodawcy, przy czym do ustalania długości okresu wypowiedzenia należy uwzględnić cały okres zatrudnienia u danego pracodawcy przed i po 22 lutego 2016, niezależnie od przerw pomiędzy wcześniejszymi umowami.

w zakresie ustalania liczby umów

Nowe przepisy nie wyzerują liczby zawartych umów na czas określony przed dniem 22 lutego 2016, co oznacza, że jeśli 22 lutego 2016 pracownik będzie zatrudniony na podstawie drugiej umowy na czas określony, to z tym samym pracownikiem pracodawca będzie mógł zawrzeć już tylko jedną umowę na czas określony.

Sankcje

Pracodawcy muszą się przygotować do wzmożonych kontroli prowadzonych przez inspektorów Państwowej Inspekcji Pracy. Inspektorzy z pewnością będą sprawdzali, czy pracodawcy zawierają umowy na czas określony przekraczające limit 33 miesięcy, wskazane przyczyny ich zawarcia oraz przestrzeganie obowiązku zgłoszenia do PIP. Naruszenie tych przepisów przez pracodawcę stanowi wykroczenie, za które inspektor może nałożyć grzywnę w wysokości od 1.000,00 do 30.000,00 PLN.

Nowelizacja kodeksu pracy w sposób zasadniczy zmieniła wymogi stosowania umów o pracę zawieranych na czas określony. Niezależnie od przerw pomiędzy umowami pracodawca nie może zawrzeć z tym samym pracownikiem więcej niż trzy umowy na czas określony z łącznym limitem ich trwania 33 miesięcy, natomiast okres wypowiedzenia umów na czas określony został zrównany z okresem wypowiedzenia stosowanym przy wypowiadaniu umów na czas nieokreślony.