Corporate / M&A

Turkey: Internal Directive Requirements in Determining Representation Authorities in Joint Stock Companies

The limitation of representation authorities in joint stock companies is determined by directives issued in accordance with the Turkish Commercial Code.

Delegation of Representation Authority

According to Article 370 of the Turkish Commercial Code (“TCC“), a company is represented through joint signatures of the members of the board of directors (“Board“) unless the company’s articles of association state otherwise or unless the Board consists of only one member. At least one Board member must be authorised to represent the company (ie, empowered with “Representation Authority“), although this authorisation may be transferred by such Board member to other Board members or a third person acting as manager.

Board members are entitled to appoint other Board members who do not have Representation Authority or persons who are employed by the company as trade agents or commercial representatives with limited authority to represent the company. The authority of these persons must be explicitly set forth in an internal directive of the company prepared, registered and announced in accordance with Article 367 of the TCC. Board members will be responsible for any damages caused by these persons while acting to the company or to third persons.

Limitation of Representation Authority

According to Article 371 of the TCC, limited Representation Authority may be delegated to certain persons by means of monetary thresholds and subject matter limitations after the formulation of an internal directive. To appoint authorised signatories with limited representation powers, the company’s articles of association must allow for delegation of authority through an internal directive. If the articles of association do not allow for delegation of authority, the general assembly of the company may resolve to amend the articles of association of the company as necessary.

Once the articles of association allow for delegation of authority through an internal directive, the following procedures must be followed by the company:

(i) The Board resolution adopting the internal directive must be registered with the trade registry and announced in the Trade Registry Gazette. The internal directive should include the date, number, signature groups of and the scope of the representation powers. The name of the authorised signatories to be appointed to the signature groups need not be stated in the internal directive.

(ii) The Board resolution regarding the representation and binding of the company must be adopted, registered in the trade registry and announced in the Trade Registry Gazette. The Board resolution should make reference to the date and number of the relevant internal directive. The scope of the representation powers set forth in the internal directive need not be stated in the Board resolution.

(iii) The signature circular will be issued before a notary in accordance with the registered Board resolution regarding the appointment of the signature authorities in accordance with the internal directive.

If the Board wishes to make amendments or additions to the limited representation powers, the Board is obliged to adopt a new internal directive with a different date and number by following the procedure set out above.

Pursuant to Article 629 of the TCC, the provisions of TCC (art 367 and art 371) regarding the appointment of persons who are employed by the company as a trade agent or commercial representative with limited representation authority applicable to joint stock companies, will be applied by limited liability companies by analogy.

The representation authority of a company – limited as necessary by monetary thresholds and subject matter limitations – may be delegated to certain persons by adopting an internal directive regulating the principles for delegation of representation powers.

Türkiye: Anonim Şirketlerde Temsil Yetkilerin Belirlenmesi için İç Yönerge Düzenlenmesi

Anonim şirketlerde temsil yetkisi sınırlamaları Türk Ticaret Kanunu uyarınca çıkartılan iç yönergeler ile düzenlenmektedir.

Temsil Yetkisinin Dağılımı

Türk Ticaret Kanunu’nun (“TTK“) 370. Maddesi uyarınca ana sözleşmede aksi düzenlenmemişse veya yönetim kurulu tek kişiden oluşmuyorsa temsil yetkisi çift imza ile kullanılmak üzere yönetim kuruluna aittir. Yönetim kurulu, temsil yetkisini bir veya daha fazla murahhas üyeye veya müdür olarak üçüncü kişilere devredebilir. En az bir yönetim kurulu üyesinin temsil yetkisine sahip olması şarttır.

Yönetim kurulu temsil yetkisi olmayan yönetim kurulu üyeleri veya sınırlı temsil yetkisine sahip şirket çalışanı olan ticari vekil ve temsilciler atamaya yetkilidir. Bu kişilere verilecek yetkiler TTK 367. Madde uyarınca düzenlenecek, tescil edilecek ve yayınlanacak iç yönerge ile açıkça belirtilecektir. Yönetim kurulu üyeleri bu kişilerce şirkete veya üçüncü kişilere verilecek zararlardan sorumlu olacaktır.

Temsil Yetkisinin Sınırlandırılması

TTK 371 madde uyarınca parasal sınırlama ve konu sınırlaması içeren iç yönergenin çıkartılması yoluyla belirli kişilere sınırlı temsil yetkisi verilebilir. Sınırlı temsil yetkisi ile imza yetkilisi atanması için öncelikle şirketin ana sözleşmesinde iç yönerge çıkartılarak yetki sınırlaması yapılmasına izin veren hüküm bulunması gerekmektedir. Eğer ana sözleşmede iç yönerge çıkartılmasına izin veren bir hüküm bulunmuyorsa öncelikle şirket genel kurulunun toplanarak ana sözleşme değişikliği kararı alması gerekmektedir.

Ana sözleşmenin temsil yetkisinin iç yönerge ile düzenlenmesine izin verdiği durumda, şirket tarafından aşağıdaki prosedür izlenecektir:

(i) İç yönergeyi düzenleyen yönetim kurulu kararı alınacak, ticaret sicilinde tescil edilecek ve Ticaret Sicil Gazetesinde yayınlanacaktır. İç yönergede tarih, sayı, imza grupları ve imza yetkisinin kapsamı belirtilecektir. İmza gruplarına atanacak kişilerin isimleri iç yönergede yer almayacaktır.

(ii) Şirketin temsil ve ilzamını düzenleyen bir yönetim kurulu kararı alınacak, ticaret sicilinde tescil edilecek ve Ticaret Sicil Gazetesinde yayınlanacaktır. Bu kararda ilgili iç yönergenin tarih ve sayısına atıf yapılacaktır. İç yönergede belirtilen temsil yetkilerinin kapsamı bu kararda belirtilecektir.

(iii) İç yönergeye uyarınca imza yetkilerinin belirlenmesine ilişkin tescil edilen Yönetim Kurulu kararına uygun olarak noter huzurunda imza sirküleri düzenlenecektir.

Yönetim kurulunun sınırlı temsil yetkilerinde değişiklik veya ekleme yapmak istemesi durumunda, yukarıda prosedür takip edilerek farklı tarih ve sayılı yeni bir iç yönerge çıkartılması gerekmektedir.

TTK 629. Madde uyarınca, TTK’nın anonim şirketlerde şirket çalışanlarına sınırlı yetki verilmesini düzenleyen hükümleri (madde 367 ve 371) limited şirketlere de kıyas yoluyla uygulanacaktır.

Şirketi temsil yetkisi, gerekliliklere göre parasal sınırlama ve konu sınırlaması içeren ve temsil yetkisinin dağılımı hususunu düzenleyen bir iç yönerge çıkartılması yoluyla belli kişilere verilebilmektedir.